Was sind typische Einsatzszenarien für RPA?

Gelegentlich kann man beobachten, dass sich Organisationen schwertun, lohnende Einsatzszenarien für RPA zu finden. Das klingt angesichts der erwartbaren Nutzeffekte schwer verständlich, tatsächlich muss aber jede Organisation selbst entscheiden, welche Prozesse für den Einsatz vorn RPA sinnvoll sind. Zunächst ist es wichtig mit nur wenigen Kriterien an die Prozessbewertung heranzugehen, hier ein einfacher Vorschlag:

  • Wie viele Vorgänge werden am Tag im Prozess ausgeführt?
  • Wie lange dauert die Ausführung eines Vorgangs durchschnittlich?

Aus der Ferne wird man hier nur schwer  sagen können, welche Zahlen passend sind. Aber Prozesse mit 3 Vorgängen am Tag und einer durchschnittlichen Dauer von 20 Minuten pro Vorgang wären nicht die Stelle auf die man fokussieren sollte. Natürlich wird man nicht nur Prozesse mit 50, 100 oder 1000 Vorgängen pro Tag finden, aber es gibt sie. Vielleicht kann man hier suchen:

  • Einfache und komplexe Prüfungen von digitalen Abrechnungen, Angeboten usw.

  • Zielgenaue Verteilung von bestimmten Posteingängen z. B. E-Mails, konventioneller Post (vorgelagerte Digitalisierung kann sehr gut unterstützt werden)

  • Abgleiche aller Art, z. B. Bestellungen vs. Auftragsbestätigungen, besonders interessant, wenn verschiedene Applikationen genutzt werden müssen

  • Routinemäßige / regelbasierte Verlängerung von Zeiträumen, Routinemäßige / regelbasierte Dynamisierung

  • Massenhafte Änderungen von Konfigurationen (z. B. bei Reorganisationen)

  • Abarbeitung von Klärungen z. B. bei unvollständigen Angaben auf Zahlungen

  • Abarbeitung von Aufgaben mit saisonalen Schwankungen (es könnte besser sein die Studierenden einen Bot bauen zu lassen)

  • Erweiterung von Portalen (WebSites) hinsichtlich der Nutzung von Schnittstellen (diesmal mal nicht Monate auf eine Anpassung warten)

  • Alle Arten von Datenaustauschen zwischen Applikationen, auch mit anspruchsvollen Regelwerken und Datenanpassungen

Für den „kleinen Hunger“ erledigen Bots u. a. auch folgende Aufgaben und dies gern unter persönlicher Aufsicht auf deinem Windows-Desktop:
  • Bereitstellen von per E-Mail bereitgestellten Dateien z. B. für SAP
  • Herunterladen von Dateien aus dem Intranet oder Internet und Verarbeiten dieser Dateien z. B. an einen bestimmten Platz kopieren und dann ein Makro starten
  • Auslesen von Daten aus E-Mails und/oder PDF-Dokumenten und Speicherung in Excel oder in einer anderen Anwendung
  • Auslesen von Daten aus Anwendungen und Übermittlung dieser Daten per E-Mail, z. B. für ein neues oder geändertes Kundenkonto oder für ein am Telefon besprochenes Angebot
 
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